Regulamin
I. Czym jest “lokal w Bytomiu”?
- “lokal w Bytomiu” (lokal) to centrum organizacji pozarządowych znajdujące się na Placu Sobieskiego 3 w Bytomiu (budynek Miejskiej Biblioteki Publicznej), prowadzone przez konsorcjum organizacji pozarządowych: Stowarzyszenie Manuffaktura i Fundacja Inqubator Teatralny (operator), zgodnie z umową o realizację zadania publicznego pod tytułem “lokal w Bytomiu: miejsce aktywizacji i integracji 3. sektora”, zawartą z Gminą Bytom.
- Zadanie jest finansowane ze środków Gminy Bytom.
- Zadanie jest realizowane między innymi poprzez takie działania, jak:
a. prowadzenie lokalu,
b. wsparcie merytoryczne 3. sektora,
c. promocja 3. sektora,
d. sieciowanie 3. sektora.
- Z zastrzeżeniem wymogów bezpieczeństwa sanitarno-epidemiologicznego lokal jest dostępny dla wszystkich zainteresowanych zgodnie z harmonogramem opublikowanym na stronie internetowej Urzędu Miasta.
- W uzasadnionych sytuacjach operator zastrzega sobie prawo zmiany opublikowanego harmonogramu, o czym dostępnymi sposobami będzie informował zainteresowanych.
- Każdy zainteresowany może kontaktować się z operatorem mailowo (lokal.wbytomiu@gmail.com), za pomocą komunikatora Messenger (m.me/lokalwbytomiu) oraz telefonicznie pod numerem 32 786 84 60.
II. Jak korzystać z zasobów lokalu?
- Korzystanie z zasobów lokalu odbywa się wyłącznie do celów z obszaru pożytku publicznego, z zachowaniem zasady równego dostępu dla każdego oraz poszanowania i dbałości o przestrzeń wspólną. Lokal i jego zasoby nie mogą być wykorzystywane do działalności politycznej, religijnej ani komercyjnej.
- Korzystanie z zasobów lokalu odbywa się z zachowaniem wymogów bezpieczeństwa sanitarno-epidemiologicznego określanych przez operatora indywidualnie na podstawie wytycznych Gminy Bytom. W szczególności operator może wymagać od zainteresowanych dezynfekcji i używania środków ochrony osobistej (maski, rękawiczki), a także ograniczać liczbę osób przebywających w lokalu.
- Operator może czasowo ograniczyć lub wyłączyć korzystanie z zasobów lokalu gdy przemawiają za tym względy bezpieczeństwa sanitarno-epidemiologicznego, o czym dostępnymi sposobami będzie informował zainteresowanych. W szczególności operator może zawiesić możliwość rezerwacji pomieszczeń lub wprowadzić wymóg umawiania się na wizytę w lokalu.
- Z zasobów lokalu mogą korzystać organizacje pozarządowe w rozumieniu ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie, które:
a. mają swoją siedzibę w Bytomiu lub
b. nie mają siedziby w Bytomiu, ale ich działania realizowane w lokalu są skierowane do mieszkańców Bytomia.
- Z zasobów lokalu mogą również korzystać: Bytomska Rada Działalności Pożytku Publicznego, Bytomska Rada Seniorów oraz Młodzieżowa Rada Miasta Bytom.
- Korzystanie z zasobów lokalu może polegać w szczególności na:
a. rezerwacji pomieszczeń przez organizacje z siedzibą w Bytomiu w celu organizacji wewnętrznych spotkań
b. rezerwacji pomieszczeń w celu organizacji wydarzeń skierowanych do mieszkańców Bytomia,
c. korzystaniu przez organizacje z siedzibą w Bytomiu z przestrzeni magazynowej (w tym szafek na dokumenty),
d. korzystaniu przez przedstawicieli organizacji z siedzibą w Bytomiu z komputerów z dostępem do Internetu w godzinach dostępności lokalu.
- W celu rezerwacji pomieszczeń lub przestrzeni magazynowej należy wypełnić formularz rezerwacyjny online lub kontaktując się z operatorem telefonicznie.
- Wypełnienie formularza rezerwacyjnego nie jest równoznaczne z rezerwacją. Rezerwacja wymaga potwierdzenia ze strony operatora. W przypadku kolizji terminów rezerwacji decyduje kolejność zgłoszeń.
- Niemożliwa jest rezerwacja pomieszczeń lokalu w czasie, gdy są one potrzebne operatorowi do realizacji zadania, w szczególności do odbycia szkoleń oraz wydarzeń sieciujących.
- W wyjątkowych sytuacjach operator może odwołać potwierdzoną rezerwację, o czym niezwłocznie poinformuje organizację.
- Organizacja ma obowiązek niezwłocznie informować operatora o rezygnacji z rezerwacji.
- Rezerwacja pomieszczeń lokalu uprawnia organizację pozarządową do korzystania ze znajdującego się w przestrzeni wspólnej lokalu wyposażenia i sprzętu. Organizacja ponosi pełną odpowiedzialność za szkody powstałe w czasie dysponowania wyposażeniem i sprzętem.
- Organizacja zobowiązana jest pozostawić lokal i jego wyposażenie w takim samym stanie, w jakim został jej udostępniony. Czas rezerwacji pomieszczeń powinien uwzględniać czas konieczny na uprzątnięcie lokalu.
- Korzystając z zasobów lokalu organizacja zobowiązana jest przestrzegać przepisów BHP, PPOŻ, wymogów sanitarno-epidemiologicznych oraz porządku domowego obowiązującego w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Bytomiu.
- Wykorzystanie w działaniach organizacji tarasu lokalu odbywa się na zasadach każdorazowo odrębnie ustalonych z operatorem.
- Przedstawiciel operatora ma prawo przebywać w lokalu w czasie, na jaki dokonano rezerwacji pomieszczeń. W razie konieczności zachowania poufności przedstawiciel operatora przebywa w innym pomieszczeniu.
- Przez rezerwację pomieszczeń lokalu organizacja pozarządowa wyraża jednocześnie zgodę na umieszczenie przez operatora relacji, w tym fotograficznej, ze sposobu wykorzystania zasobów lokalu przez organizację w środkach masowego przekazu i mediach społecznościowych, chyba że wypełniając formularz rezerwacyjny organizacja zastrzeże i uzasadni poufny charakter działania.
- Korzystanie z przestrzeni magazynowej i szafek oznacza możliwość przechowywania w lokalu przedmiotów i dokumentów organizacji w sposób uzgodniony z operatorem.
- Warunkiem skorzystania z zasobów lokalu jest akceptacja postanowień tego regulaminu oraz złożenie oświadczenia o skorzystaniu ze wsparcia w ramach zadania “lokal w Bytomiu: miejsce aktywizacji i integracji 3. sektora”.
- W przypadku, gdy korzystanie z zasobów lokalu odbywa się w sposób naruszający postanowienia tego regulaminu operator jest uprawniony do przerwania takiego korzystania oraz do odmowy lub ograniczenia korzystania w przyszłości z zasobów lokalu przez organizację naruszającą postanowienia regulaminu.
- Operator nie ponosi odpowiedzialności za mienie organizacji pozostawione w lokalu.
III. Jak korzystać ze wsparcia promocyjnego?
- Operator oferuje organizacjom pozarządowym, grupom nieformalnym i działaczom oraz działaczkom z Bytomia wsparcie promocyjne przy organizowanych przez nich wydarzeniach niekomercyjnych (imprezach, akcjach społecznych, zawodach, konkursach, happeningach oraz innych formach działalności statutowej organizacji pozarządowych), w szczególności przedsięwzięciach realizowanych wspólnie z Gminą Bytom.
- Wsparcie promocyjne polega na:
a. możliwości prezentowania w lokalu plakatów i ulotek o wydarzeniach,
b. umieszczaniu informacji o wydarzeniach na profilu lokalu na Facebooku (lokal w Bytomiu).
- Zgłoszenie wydarzenia do umieszczenia na profilu lokalu na Facebooku oraz na stronie kalendarzbytom.pl następuje poprzez formularz zgłoszeniowy, który można wypełnić online lub kontaktując się z operatorem telefonicznie.
- Warunkiem umieszczenia informacji o wydarzeniu na profilu lokalu na Facebooku jest akceptacja postanowień tego regulaminu oraz złożenie oświadczenia o skorzystaniu ze wsparcia w ramach zadania “lokal w Bytomiu: miejsce aktywizacji i integracji 3. sektora”.
- Informacje o zgłoszonych do promocji wydarzeniach operator przekazuje również do Wydziału Promocji i Komunikacji Medialnej Urzędu Miejskiego w Bytomiu.
- Plakaty oraz ulotki informujące o wydarzeniach można zostawiać w lokalu, gdzie będą eksponowane stosownie do dostępnych rozwiązań technicznych.
- Po odbyciu wydarzenia wszystkie pozostawione w lokalu materiały promocyjne operator zutylizuje, chyba że niezwłocznie po wydarzeniu zostaną odebrane.
IV. Jak jeszcze można korzystać ze wsparcia oferowanego w lokalu?
- Operator świadczy podstawowe doradztwo związane z funkcjonowaniem lokalu oraz możliwościami korzystania ze wsparcia w ramach zadania “lokal w Bytomiu: miejsce aktywizacji i integracji 3. sektora” oraz innych rodzajach wsparcia, współpracy miasta Bytom z sektorem pozarządowym i współpracy między organizacjami.
- Operator prowadzi profil lokalu na Facebooku oraz na Instagramie, gdzie poza informacjami o wydarzeniach zgłoszonych zgodnie z punktem III regulaminu i o działaniach realizowanych w lokalu są umieszczane informacje o możliwościach pozyskiwania dofinansowań na działalność organizacji pozarządowych i grup nieformalnych.
- Operator organizuje w lokalu otwarte i bezpłatne szkolenia z zakresu tematyki dotyczącej 3. sektora. Warunki udziału w poszczególnych szkoleniach określane są każdorazowo wraz z ogłoszeniem informacji o organizacji danego szkolenia.
- Operator organizuje w lokalu otwarte wydarzenia sieciujące 3. sektor w Bytomiu, w tym obrady Forum NGO Bytom.
V. Co jeszcze należy wiedzieć?
- Operator przetwarza dane osobowe korzystających ze wsparcia przedstawicieli organizacji pozarządowych, grup nieformalnych oraz pojedynczych działaczy i w związku z tym podaje do wiadomości, że:
a. współadministratorami danych osobowych są Stowarzyszenie Manuffaktura i Fundacja Inqubator Teatralny,
b. w celu otrzymania dodatkowych informacji z tym związanych lub w celu skorzystania z któregoś z przysługujących uprawnień (prawo do żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych; prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego; prawo do cofnięcia zgody) można kontaktować się mailowo: lokal.wbytomiu@gmail.com, stowarzyszenie.manuffaktura@gmail.com lub kontakt@inqubatorteatralny.pl albo telefonicznie pod numerem 32 786 84 60,
c. dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji statutowych założeń organizacji: Stowarzyszenie Manuffaktura i Fundacja Inqubator Teatralny, a w tym przede wszystkim w celu realizacji zadania powierzonego im przez Prezydenta Miasta Bytomia, które polega na udzielaniu wsparcia infrastrukturalnego, merytorycznego i promocyjnego organizacjom pozarządowym i osobom aktywnym społecznie oraz inicjowaniu działań integrujących 3. sektor,
d. przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym (art. 6 ust. 1 lit e RODO) oraz w zakresie możliwości kontaktowania się na odległość jeżeli osoba której dane dotyczą wyraziła na to zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) lub gdy jest to koniecznie do podjęcia czynności na żądanie tej osoby przed zawarciem umowy oraz dla wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) i wyłącznie tak długo, jak jest to do realizacji tych celów konieczne lub do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
e. współadministratorzy zapewniają, że jeśli komukolwiek przekazują dane, to wyłącznie odbiorcom uprawnionym, osobom należycie upoważnionym lub procesorom, z którymi zawarli gwarantującą poufność umowę powierzenia przetwarzania danych.
2. Regulamin obowiązuje przez cały czas realizacji zadania “lokal w Bytomiu: miejsce aktywizacji i integracji 3. sektora”.
3. Regulamin jest opublikowany na profilu lokalu na Facebooku, na stronie internetowej Urzędu Miasta Bytom oraz dostępny w lokalu.
4. O wszelkich zmianach regulaminu operator informuje organizacje, grupy i osoby korzystające ze wsparcia.